Tenue de la caisse : rappel de vos obligations fiscales
  • 18-01-2012 Actualités Questions pratiques
  • Calculette et tickets de caisseL'Administration Fiscale rejette de plus en plus souvent des comptabilités dans les situations de caisse insuffisamment détaillée, et ce en présence de marge commerciale cohérente avec votre secteur d’activité.

    Les conséquences de ce rejet sont très graves, car l'administration fiscale peut alors rehausser les recettes, en limitant ses investigations, avec des conséquences, tant en matière de bénéfice, que de TVA, et c’est alors au contribuable, d’apporter toutes les justifications relatives aux opérations de caisse (ce qui nécessite souvent d’importantes recherches, voire une impossibilité de justifier les ventes).

    Vous devez donc être en état de justifier vos opérations de caisse et cela est une obligation renforcée si vous réalisez des soldes saisonnières ou des escomptes et remises conduisant à un taux de marge brute inférieur à la moyenne de votre profession.

    C'est pourquoi, nous vous invitons vivement :

    1) A utiliser  en priorité une caisse enregistreuse permettant d’éditer des tickets de caisse faisant apparaître la TVA et offrant une sauvegarde simplifiée des opérations. Vous pouvez également utiliser un brouillard de caisse (agenda avec recettes et dépenses) mais cela nécessite encore plus de rigueur dans la tenue de la caisse.

    2) A tenir au jour le jour et de façon bien détaillée

    Vos recettes :

    • Si vous avez une caisse enregistreuse, les bandes totalisées par journée (dénommées habituellement bande Z) doivent être obligatoirement conservées à l'appui de vos recettes. La simple conservation d’une bande de caisse enregistreuse ne faisant apparaître que des totaux journaliers par mode d’encaissement (espèces, cartes bancaires, chèques) n’a pas une grande force probante. En cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de présenter un document comportant le détail des articles vendus, et le prix de vente de chacun de ces articles (Vous devez donc conserver les tickets de caisse individualisés).
    L’administration admet que les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations soient conservés.

    • Si vous utilisez un brouillard de caisse, les ventes au détail doivent être comptabilisées une par une et non pas globalisées en fin de journée avec une ventilation entre les recettes : espèces,  chèques, crédit client.

    Vos dépenses:

    Toutes les sorties d'espèces, y compris les retraits pour les besoins personnels et les versements sur tous comptes bancaires ou postaux, professionnels ou privés doivent être comptabilisées. Vous devez donc nous indiquer avec précision la nature des dépenses réalisées (professionnel, non professionnel).

    3) En conclusion il convient de veiller à ce que le solde de chaque journée ne soit jamais créditeur, car cela est la remise en cause immédiate de votre comptabilité.

    4) La sauvegarde des documents
     
    •  Si vous utilisez une caisse enregistreuse, conservez tous les justificatifs de recettes et de dépenses.
    Les rouleaux de caisse enregistreuse ainsi que tout support informatique ou autre font partie des pièces justificatives du chiffre d’affaires ;  doivent être conservés 8 ans compte tenu des nouvelles règles en matière de prescription extinctive au plan civil. Bien entendu, vous devrez garder les matériels permettant la lecture de ces supports pendant ce délai de 8 ans.

    • Si vous n’utilisez pas une caisse enregistreuse, la consigne est de conserver pendant 8 ans les journaliers de caisse et tous les justificatifs de recettes et dépenses.


    Nous restons naturellement à votre disposition, si vous rencontrez la moindre difficulté, pour mettre en place avec vous l'application de ces consignes, ou valider votre organisation actuelle.

             

     

     

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